Preliminar: a los efectos de lo previsto en las presentes condiciones de contratación, las siguientes expresiones, en la forma que se encuentran escritas, tendrán el significado que a continuación se detalla.
Fichajet: aplicación web de control horario y registro de jornada, prestada en modalidad de software como servicio —SaaS—, que permite al Cliente gestionar los registros de inicio y finalización de la jornada de sus personas trabajadoras y utilizar las demás funcionalidades incluidas en el plan contratado y según la configuración elegida.
MIND2: empresa titular de Fichajet y cuyos datos completos se hacen constar más adelante.
Cliente: profesional o empresa que contrata el acceso y uso de Fichajet para fines relacionados con su actividad empresarial o profesional.
Cuenta: entorno del Cliente dentro del servicio de Fichajet.
Usuario/s Autorizado/s: administradores, personas trabajadoras y demás usuarios habilitados por el Cliente para el uso de la Cuenta.
Datos del Cliente: datos, documentos, registros y contenidos introducidos, cargados o generados por el Cliente o por sus Usuarios Autorizados mediante el uso del Servicio.
Página de Planes: la página https://fichajet.es/precios, en la que se describen los planes disponibles, sus precios, funcionalidades, límites y, en su caso, promociones.
Confirmación de Contratación: comunicación electrónica emitida por MIND2 una vez cumplidos los requisitos necesarios para la activación del Servicio, en la que se identifican el Cliente, el Plan contratado, el precio aplicable, la fecha y hora de activación del Servicio, las fechas de inicio y finalización del periodo inicial de prueba cuando resulte aplicable, la duración inicial, la fecha prevista de renovación y la versión aplicable de los documentos contractuales.
La Confirmación de Contratación podrá coincidir con el acuse de recibo de la aceptación electrónica cuando, en el momento de recibirse dicha aceptación, se encuentren ya cumplidos los requisitos necesarios para la activación y puedan determinarse todos los extremos anteriores.
Acuerdo de Tratamiento de Datos: acuerdo de tratamiento de datos personales celebrado conforme al artículo 28 del RGPD.
1. Identificación de las Partes
La prestadora de los servicios de Fichajet es MIND2 CREATIONS, S.L., con domicilio social en c/ Sol , 21 -35500- Arrecife de Lanzarote, Las Palmas (Islas Canarias), debidamente inscrita en el Registro Mercantil de Las Palmas, Tomo 433, Folio 31, Sección 8, Hoja IL-10.283 y con N.I.F. B76114545. En adelante, MIND2.
El Cliente puede contactar de forma directa y efectiva con MIND2 en la dirección de correo electrónico admin@mind2creations.com.
Si cualquier usuario contrata cualquiera de los planes de Fichajet, tendrá la condición de Cliente y con la aceptación de las presentes condiciones de contratación, declara haber leído y comprendido su contenido, ser mayor de edad, con capacidad para obligarse conforme a lo establecido en estos, en su propio nombre y derecho o en nombre y representación de cualquier persona física o jurídica legalmente constituida con voluntad de contratar Fichajet con un propósito relacionado con una actividad comercial, empresarial, oficio o profesión.
Ciertos aspectos del servicio pueden verse sometidos a determinadas condiciones particulares, que, según los casos, sustituirán, completarán y/o modificarán los presentes términos y condiciones. En caso de contradicción, prevalecerán esas condiciones particulares sobre las presentes.
2. Planes y funcionalidades
2.1. Planes de Fichajet
Los Planes disponibles, así como la descripción de cada uno de ellos, su precio, límites, funcionalidades y condiciones comerciales, se encuentran publicados en la Página de Planes. El Plan concretamente contratado por el Cliente se identificará en la Confirmación de Contratación. Estas Condiciones no reproducen ni sustituyen dicha descripción.
Cada Plan de Fichajet se oferta para un número máximo de trabajadores y de Centros de Trabajo y de forma anual.
2.2. Funcionalidades de Fichajet
Dependiendo del Plan Contratado, Fichajet puede prestar todos o algunos de los siguientes servicios:
a) Fichaje haciendo uso de cualquiera de las siguientes modalidades:
- PIN personal.
- Geolocalización.
- QR del centro de trabajo.
- Fichaje mediante SSO (Single Sign-On) desde la agenda, interfaz u otra funcionalidad de una aplicación o sistema del Cliente previamente integrado o conectado con Fichajet, siempre que dicha modalidad esté incluida en el Plan contratado y haya sido técnicamente habilitada.
b) Descarga o exportación en CSV del registro de jornada en periodos determinados.
c) Calendario laboral del equipo del Cliente para visualizar libranzas y/o vacaciones del personal.
d) Gestión de las ausencias del personal con la posibilidad de subir justificantes y de la aprobación de esas ausencias.
e) White Label o personalización de marca (logo y colores).
f) Espacio de almacenamiento documental (nóminas, justificantes y otros documentos laborales) de hasta 5 GB.
El Servicio se presta de forma remota a través de Internet. El Cliente deberá disponer de equipos, navegadores, conectividad y configuraciones compatibles.
Fichajet es una herramienta tecnológica. MIND2 no presta asesoramiento laboral, jurídico, fiscal ni de protección de datos, y el uso del Servicio no garantiza por sí solo el cumplimiento normativo del Cliente.
3. Contratación electrónica, aceptación y prueba
3.1. Procedimiento de contratación
Antes de contratar, el Cliente podrá consultar, almacenar y reproducir las presentes condiciones de contratación, la Página de Planes y el Acuerdo de Tratamiento de Datos.
Actualmente el procedimiento de contratación electrónica podrá ser realizado en español.
MIND2 conservará evidencia de la contratación y de la versión de los documentos contractuales aceptada por el Cliente.
Antes de confirmar la contratación, el Cliente podrá revisar los datos introducidos y corregirlos mediante los mecanismos habilitados en el proceso de contratación. Una vez completada la contratación, deberá comunicar sin demora a MIND2 cualquier error que detecte.
Para poder hacer uso de los servicios de Fichajet es requisito indispensable proceder al registro como Cliente. MIND2 solicitará al Cliente su correo electrónico y una contraseña que constituirán sus claves de acceso a Fichajet. MIND2 podrá remitir un correo electrónico a la dirección facilitada para verificarla y completar la activación de la Cuenta.
El Cliente deberá seleccionar el Plan que desea contratar, facilitar los datos que se solicitan en el formulario de checkout y proceder al pago en la forma seleccionada. Las formas de pago que el Cliente puede seleccionar son:
- Transferencia Bancaria
- Domiciliación SEPA
Si el Cliente selecciona el pago mediante domiciliación SEPA se compromete a firmar el documento de domiciliación correspondiente. Una vez realizado el pago, el Cliente tendrá acceso a las funcionalidades del Plan de Fichajet contratado.
La contratación requerirá la marcación de una casilla no premarcada mediante la que el Cliente acepte expresamente los documentos aplicables.
La aceptación electrónica produce plenos efectos jurídicos. La persona que complete la contratación declara que dispone de capacidad y facultades suficientes para obligar al Cliente.
El Contrato quedará perfeccionado cuando MIND2 reciba la aceptación electrónica del Cliente una vez completado correctamente el procedimiento de contratación, sin perjuicio de que la activación del Servicio quede condicionada al cumplimiento de los requisitos de pago previstos en la cláusula 3.3.
MIND2 confirmará electrónicamente la recepción de la aceptación del Cliente sin demora indebida y, en todo caso, dentro de las veinticuatro horas siguientes a su recepción, mediante el envío de un acuse de recibo al correo electrónico indicado por el Cliente o mediante cualquier otro medio permitido por la legislación aplicable que permita conservar dicha confirmación.
Cuando en el momento de dicha confirmación todavía no se hubiera producido o podido verificar el pago de la primera anualidad, el acuse de recibo tendrá exclusivamente por objeto confirmar la recepción de la aceptación y podrá indicar que la activación del Servicio queda pendiente de pago o de verificación del pago.
Una vez cumplidos los requisitos de pago previstos en la cláusula 3.3, MIND2 remitirá al Cliente la Confirmación de Contratación, en la que se identificarán, al menos, el Cliente, el Plan contratado, el precio aplicable, la fecha y hora de activación del Servicio, las fechas de inicio y finalización del periodo inicial de prueba, la duración inicial, la fecha prevista de renovación y la versión aplicable de los documentos contractuales.
Cuando la recepción de la aceptación y la verificación del pago se produzcan de forma simultánea o dentro del mismo proceso electrónico, MIND2 podrá cumplir ambas funciones mediante una única comunicación, siempre que contenga toda la información exigida para la Confirmación de Contratación.
MIND2 podrá conservar evidencias técnicas de la contratación - incluidos fecha y hora, versión aceptada, identificadores de cuenta y registros técnicos razonablemente necesarios - con fines probatorios, de seguridad y de cumplimiento legal.
3.2. Periodo inicial de prueba y duración inicial
Salvo que la Página de Planes o la Confirmación de Contratación indiquen expresamente lo contrario, todo nuevo Cliente dispondrá, una única vez, de un periodo inicial de prueba de quince días naturales respecto del Plan contratado.
El periodo inicial de prueba comenzará en la fecha y hora de activación del Servicio indicadas en la Confirmación de Contratación y finalizará en la fecha y hora señaladas en dicha confirmación.
La mera aceptación de las presentes Condiciones de Contratación, la emisión del acuse de recibo previsto en la cláusula 3.1 o la realización de una orden de transferencia o de domiciliación que todavía no hubiera podido ser verificada por MIND2 no determinarán, por sí solas, el inicio del periodo de prueba.
El periodo inicial de prueba formará parte de la duración inicial de la suscripción anual y no ampliará, suspenderá ni interrumpirá dicha duración.
La duración inicial de un año comenzará igualmente en la fecha de activación efectiva del Servicio indicada en la Confirmación de Contratación.
3.3. Pago y activación del Servicio
El precio correspondiente a la primera anualidad será exigible por adelantado conforme a lo previsto en la cláusula 11.
La activación del Servicio quedará condicionada a que MIND2 haya recibido o pueda considerar válidamente verificado el pago correspondiente a la primera anualidad, atendiendo al medio de pago seleccionado.
A estos efectos:
a) en caso de transferencia bancaria, MIND2 podrá considerar verificado el pago cuando el importe correspondiente haya sido efectivamente abonado en la cuenta bancaria designada por MIND2; y
b) en caso de domiciliación SEPA, MIND2 podrá considerar cumplido el requisito de pago cuando disponga de un mandato válido y haya podido emitir o tramitar correctamente el correspondiente cargo, sin perjuicio de las consecuencias derivadas de una posterior devolución, rechazo o impago conforme a la cláusula 13.
Cumplido el requisito anterior, MIND2 procederá a la activación del Servicio y remitirá al Cliente la Confirmación de Contratación prevista en la cláusula 3.1.
La fecha y hora de activación indicadas en dicha Confirmación determinarán el inicio:
a) del derecho de acceso y uso del Servicio;
b) del periodo inicial de prueba, cuando resulte aplicable;
c) de la duración inicial de la suscripción anual; y
d) del cómputo de la primera anualidad contratada.
El cobro de la primera anualidad tendrá carácter anticipado. El periodo inicial de prueba no tendrá carácter gratuito ni supondrá el aplazamiento del precio, sin perjuicio del derecho contractual del Cliente a desistir durante dicho periodo y obtener la devolución íntegra en los términos previstos en las cláusulas 3.4 y 3.5.
Antes de completar el procedimiento de contratación, el Cliente será informado de forma clara del precio total aplicable, de la duración de la suscripción, de la existencia y duración del periodo inicial de prueba, de su derecho contractual de desistimiento, de las condiciones de renovación y del hecho de que la activación del Servicio queda condicionada al cumplimiento de los requisitos de pago previstos en esta cláusula.
Estos extremos, junto con las fechas efectivas correspondientes, se reproducirán en la Confirmación de Contratación.
3.4. Facultad contractual de desistimiento durante la prueba
El Cliente podrá desistir de la contratación en cualquier momento desde la activación del Servicio y antes de que finalice el periodo inicial de prueba de quince días naturales, sin necesidad de justificar su decisión y sin penalización alguna.
El plazo para ejercitar esta facultad contractual comenzará en la fecha y hora de activación efectiva del Servicio y finalizará en la fecha y hora indicadas en la Confirmación de Contratación.
El desistimiento podrá ejercitarse mediante la función de cancelación habilitada en la Cuenta o mediante el envío de una comunicación a admin@mind2creations.com, en la que deberán identificarse suficientemente el Cliente y la Cuenta respecto de la cual se ejercita.
El desistimiento se considerará ejercitado dentro de plazo cuando, antes de la fecha y hora de finalización indicadas en la Confirmación de Contratación, la solicitud haya quedado registrada mediante la función de cancelación o el Cliente haya remitido la comunicación electrónica correspondiente.
MIND2 confirmará la recepción del desistimiento mediante correo electrónico o por otro medio electrónico que permita conservar la comunicación.
3.5. Efectos del desistimiento y devolución íntegra
El ejercicio del desistimiento determinará la terminación de la contratación y del derecho de acceso y uso del Servicio.
MIND2 devolverá al Cliente el importe íntegro efectivamente percibido correspondiente a la primera anualidad, incluidos los impuestos repercutidos, sin aplicar deducción alguna por el tiempo durante el cual se haya utilizado el Servicio ni por gastos administrativos, de gestión o asociados al medio de pago.
La devolución se realizará sin demora indebida y, en todo caso, dentro de los catorce días naturales siguientes a la fecha en que MIND2 haya recibido la comunicación de desistimiento. El reembolso se efectuará mediante el mismo medio de pago utilizado en la contratación, salvo que el Cliente acepte expresamente otro medio que no le ocasione coste alguno.
Cuando corresponda, MIND2 emitirá la correspondiente factura rectificativa o documento contable equivalente.
La terminación del Contrato como consecuencia del desistimiento no eximirá al Cliente de exportar los datos que desee conservar. La recuperación, exportación y supresión de los datos incorporados durante el periodo de prueba se regirán por la cláusula 17.
3.6. Continuidad de la suscripción si no se desiste
Si el Cliente no ejercita válidamente el desistimiento antes de la finalización del periodo inicial de prueba, la suscripción continuará automáticamente durante el resto de la anualidad inicial ya contratada.
La anualidad inicial se computará, en todo caso, desde la fecha y hora de activación efectiva del Servicio indicadas en la Confirmación de Contratación. El periodo inicial de prueba estará comprendido dentro de dicha anualidad y no ampliará su duración.
Una vez finalizado el periodo de prueba, el importe de la anualidad tendrá carácter no reembolsable, salvo en los supuestos expresamente previstos en estas Condiciones o cuando proceda legalmente.
La suscripción se renovará de conformidad con la cláusula 12.
3.7. Límites y prevención del uso abusivo
Solo podrá disfrutarse de un periodo de prueba por Cliente y NIF.
El periodo de prueba se considerará utilizado cuando el Servicio haya sido efectivamente activado para el Cliente y haya comenzado el correspondiente periodo de prueba.
No se considerará consumido el derecho al periodo de prueba por el mero inicio o abandono de un procedimiento de contratación que no hubiera llegado a producir la activación efectiva del Servicio.
El periodo de prueba no será aplicable a renovaciones, cambios de Plan, reactivaciones de una suscripción anterior ni a Clientes que ya hubieran utilizado previamente Fichajet mediante otra Cuenta.
MIND2 podrá denegar la concesión de un nuevo periodo de prueba o rechazar un desistimiento cuando pueda acreditar la existencia de fraude, suplantación de identidad, duplicación artificiosa de cuentas o utilización abusiva de esta facultad contractual.
La devolución íntegra derivada del desistimiento será incompatible con la obtención de créditos de servicio por indisponibilidad correspondientes al mismo periodo.
Si el Cliente no desiste, el acuerdo de nivel de servicio previsto en la cláusula 14 será aplicable desde la fecha de activación del Servicio.
4. Cuenta, Usuarios Autorizados y credenciales
El Cliente designará al menos una persona administradora de la Cuenta, responsable de configurar Fichajet, gestionar permisos y mantener actualizada la información del Cliente y de sus Usuarios Autorizados.
Las credenciales, PIN, códigos o medios de acceso deberán custodiarse de forma diligente y utilizarse únicamente por la persona a la que se hayan asignado. El Cliente deberá evitar cuentas administrativas compartidas y revocar sin demora los accesos que hayan dejado de ser necesarios.
El Cliente responderá de las actuaciones realizadas desde su Cuenta, salvo que acredite que se produjeron por una vulneración de seguridad imputable a MIND2.
Deberá comunicar inmediatamente cualquier pérdida, uso indebido o acceso no autorizado.
MIND2 podrá exigir medidas razonables de autenticación, recuperación de cuenta o verificación de la identidad de la persona administradora.
Cuando el dispositivo o navegador del Usuario Autorizado lo permita, podrán utilizarse mecanismos de autenticación local del dispositivo, incluido WebAuthn u otros sistemas equivalentes, para autenticar el acceso a la Cuenta. Estos mecanismos no constituyen una modalidad biométrica de fichaje. MIND2 no recibe ni almacena las plantillas biométricas gestionadas localmente por el dispositivo.
Cuando el acceso o fichaje se realice mediante SSO desde una aplicación o sistema del Cliente, la autenticación del Usuario Autorizado podrá efectuarse mediante el proveedor de identidad, las credenciales o los mecanismos de autenticación gestionados por el Cliente o por el proveedor de dicha aplicación o sistema. En estos casos, el Cliente será responsable de mantener correctamente configurados y protegidos sus sistemas de autenticación, de gestionar las altas, bajas y permisos de sus Usuarios Autorizados y de revocar sin demora los accesos que hayan dejado de estar autorizados.
MIND2 será responsable del correcto funcionamiento de los componentes de Fichajet bajo su control necesarios para recibir y procesar la autenticación o solicitud de fichaje remitida a través de la integración habilitada.
MIND2 no responderá de accesos indebidos, imposibilidad de autenticación o fichajes incorrectamente atribuidos cuando resulten de una configuración incorrecta, credenciales comprometidas, errores en la gestión de identidades o incidencias producidas en sistemas del Cliente o de terceros que no se encuentren bajo el control razonable de MIND2.
5. Obligaciones de MIND2
MIND2 se obliga a:
a) poner el Servicio a disposición del Cliente con la diligencia profesional razonablemente exigible y conforme al plan contratado;
b) mantener canales de soporte a través de admin@mind2creations.com o de los que se indiquen en el Servicio;
c) aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas de seguridad y continuidad, en los términos del Acuerdo de Tratamiento de Datos;
d) tratar los datos personales por cuenta del Cliente únicamente conforme al Acuerdo de Tratamiento de Datos y a instrucciones documentadas lícitas;
e) alojar la infraestructura principal de producción en España, sin perjuicio de los subencargados, servicios auxiliares y ubicaciones que deban identificarse en el Acuerdo de Tratamiento de Datos; y
f) facilitar las funciones de exportación, salida y supresión previstas en estas Condiciones.
6. Obligaciones generales del Cliente y usos prohibidos
El Cliente se obliga a:
a) utilizar el Servicio de forma lícita, diligente y conforme a estas Condiciones, al Plan contratado y a la documentación funcional;
b) mantener exactos, completos y actualizados los Datos del Cliente y verificar la identidad de los Usuarios Autorizados;
c) obtener las autorizaciones, bases jurídicas y derechos necesarios sobre los datos y documentos que incorpore al Servicio;
d) no introducir malware, código dañino ni contenidos ilícitos, ni realizar pruebas de intrusión, escaneos de vulnerabilidades o acciones que comprometan la seguridad sin autorización previa y escrita;
e) no copiar, revender, sublicenciar, ceder, poner a disposición de terceros, descompilar ni realizar ingeniería inversa sobre el Servicio, salvo en la medida en que una norma imperativa lo permita;
f) no eludir controles técnicos, superar deliberadamente límites de uso ni utilizar el Servicio de forma que perjudique a otros clientes;
g) limitar la incorporación de categorías especiales de datos personales a aquellos datos estrictamente necesarios para la finalidad laboral correspondiente y respecto de los cuales disponga de una base jurídica válida. En particular, deberá evitar incorporar diagnósticos, historiales clínicos u otra información sanitaria que no resulte necesaria para acreditar la ausencia, incapacidad o circunstancia correspondiente;
h) cuando utilice modalidades de acceso o fichaje mediante SSO o integraciones con aplicaciones o sistemas propios o de terceros, mantener correctamente configurados dichos sistemas, gestionar adecuadamente las identidades, permisos y credenciales de sus Usuarios Autorizados y comunicar sin demora cualquier incidencia de seguridad o modificación que pueda afectar a la integración con Fichajet, y
i) abonar puntualmente el precio y los impuestos aplicables.
El Servicio no está diseñado como repositorio de historias clínicas ni como sistema de vigilancia continua. El Cliente deberá revisar los justificantes y documentos antes de cargarlos y aplicar el principio de minimización.
7. Obligaciones del Cliente en materia laboral y de geolocalización
La obligación de garantizar el registro diario de jornada corresponde al Cliente como empleador, de conformidad con el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. MIND2 facilita una herramienta técnica y no asume la posición ni las obligaciones laborales del Cliente.
La funcionalidad de geolocalización no se activará por defecto.
Corresponde exclusivamente al Cliente:
a) organizar y documentar el registro de jornada mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, mediante decisión empresarial previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras;
b) configurar el sistema de acuerdo con el convenio colectivo, los acuerdos de empresa, los contratos de trabajo y su organización laboral;
c) informar a las personas trabajadoras y, cuando proceda, a su representación, sobre el sistema de registro y los tratamientos de datos;
d) garantizar la veracidad de los asientos, establecer procedimientos de corrección y resolver discrepancias;
e) conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social; y
f) disponer de un procedimiento alternativo de registro durante cualquier indisponibilidad del Servicio e incorporar posteriormente los asientos cuando resulte procedente.
Si el Cliente activa una funcionalidad de geolocalización, deberá verificar previamente su necesidad, idoneidad y proporcionalidad; informar de forma expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras y, en su caso, a sus representantes; y limitar su uso a la comprobación puntual vinculada al fichaje. No podrá utilizar los datos para seguimiento continuo ni para finalidades incompatibles sin una base jurídica propia y garantías adicionales.
El Cliente reconoce que la adecuación legal depende de la configuración, las políticas internas y el uso efectivo del Servicio.
MIND2 no responderá de sanciones o reclamaciones derivadas de decisiones del Cliente, datos inexactos, información insuficiente a las personas trabajadoras o incumplimientos laborales del Cliente.
Cuando el Cliente habilite el fichaje mediante SSO desde una aplicación o sistema integrado con Fichajet, deberá asegurarse de que cada operación de fichaje pueda atribuirse de forma razonablemente fiable al Usuario Autorizado correspondiente y de que la configuración del sistema permita preservar la exactitud, integridad y trazabilidad de los registros de jornada.
8. Límites del Plan, consumo de almacenamiento y cambios de plan
8.1. Límites del Plan
Los límites de personas trabajadoras, centros de trabajo, capacidad de almacenamiento, funcionalidades y cualesquiera otras métricas son los que figuren en la versión aceptada de la Página de Planes y en la Confirmación de Contratación.
Cuando se alcance un límite, MIND2 podrá impedir nuevas altas, nuevas cargas o el uso de la funcionalidad afectada hasta que el Cliente libere capacidad o contrate un plan adecuado.
El mero exceso de capacidad no autoriza a MIND2 a eliminar Datos del Cliente sin seguir el procedimiento de finalización y supresión.
8.2. Aviso de consumo de almacenamiento
Cuando el Plan contratado asigne al Cliente una capacidad de almacenamiento de 5 GB, MIND2 enviará un aviso automático a la dirección de correo electrónico de la persona administradora de la Cuenta cuando el consumo alcance o supere el 80 % de dicha capacidad, equivalente a 4 GB. MIND2 podrá mostrar adicionalmente el aviso dentro del Servicio.
El aviso no supondrá una ampliación de la capacidad contratada. El Cliente deberá mantener actualizada la dirección de correo electrónico de la Cuenta y comprobar que sus sistemas no bloquean las comunicaciones remitidas por MIND2.
El Cliente deberá supervisar el consumo de almacenamiento y adoptar las medidas necesarias para liberar capacidad o contratar, cuando esté disponible, una ampliación o un Plan adecuado.
Cuando se alcance el 100 % de la capacidad, MIND2 podrá impedir temporalmente nuevas cargas de documentos hasta que se libere o amplíe el espacio. El hecho de alcanzar el límite no autorizará a MIND2 a suprimir documentos ya almacenados al margen de los procedimientos de conservación y supresión previstos en el Contrato.
MIND2 no responderá de la falta de recepción del aviso cuando se deba a datos de contacto incorrectos o desactualizados, filtros de correo del Cliente, incidencias de sus sistemas o circunstancias no imputables a MIND2.
8.3. Cambio de Plan
Todo cambio de Plan requerirá solicitud o aceptación expresa del Cliente y una comunicación de confirmación emitida por MIND2 en la que se identifiquen, al menos, el nuevo Plan, su precio, la fecha de efecto del cambio y sus consecuencias sobre la suscripción vigente.
Dicha comunicación tendrá la consideración de confirmación del cambio de Plan y no alterará la fecha inicial de activación o renovación de la suscripción salvo que expresamente se indique lo contrario.
Salvo indicación expresa en dicha confirmación, el cambio no genera devolución de importes ya abonados.
9. Derecho de uso y propiedad intelectual e industrial
Durante la vigencia de la contratación del Servicio, MIND2 concede al Cliente un derecho no exclusivo, no transferible y no sublicenciable de acceso y uso interno del software Fichajet por sus Usuarios Autorizados y dentro de los límites del Plan contratado.
El Servicio se presta en modalidad SaaS y no implica la venta ni la entrega de una copia del software.
MIND2 o sus licenciantes conservan todos los derechos sobre el software, código, arquitectura, bases de datos, interfaces, diseños, documentación, marcas y demás elementos propios.
Las restricciones de uso se entenderán sin perjuicio de los límites imperativos previstos en los artículos 99 y 100 del texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual y de cualquier otra norma imperativa aplicable.
El Cliente conserva los derechos que le correspondan sobre sus contenidos y documentos. Otorga a MIND2 únicamente las facultades técnicas necesarias para alojarlos, reproducirlos y tratarlos con el fin de prestar, asegurar y mantener el Servicio.
Las sugerencias de mejora que el Cliente comunique voluntariamente podrán ser utilizadas por MIND2 sin contraprestación, siempre que no incorporen información confidencial del Cliente ni datos personales no necesarios.
10. Datos del Cliente y estadísticas anonimizadas
La referencia a los Datos del Cliente no atribuye derechos de propiedad sobre datos personales. Los derechos y obligaciones respecto de estos datos se regirán por Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE – Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDgdd) y el Acuerdo de Tratamiento de Datos.
MIND2 no utilizará datos personales tratados por cuenta del Cliente para publicidad propia, venta a terceros o finalidades incompatibles con las instrucciones documentadas.
MIND2 podrá generar y utilizar estadísticas agregadas y verdaderamente anonimizadas para medir, proteger y mejorar el Servicio, siempre que no sea razonablemente posible identificar ni reidentificar al Cliente o a una persona física.
11. Precio, facturación, impuestos y pago
El precio aplicable al Plan contratado por el Cliente es el indicado en la Confirmación de Contratación y corresponde al plan seleccionado. Los precios publicados se entienden sin IVA u otros tributos, que se repercutirán al tipo legal vigente en la fecha de facturación.
La suscripción se facturará por anualidades completas y por adelantado.
El importe íntegro correspondiente a la primera anualidad será exigible con ocasión de la contratación y deberá satisfacerse o quedar válidamente instrumentado mediante el medio de pago seleccionado por el Cliente como requisito previo para la activación del Servicio, en los términos establecidos en la cláusula 3.3.
La duración de la primera anualidad no comenzará en la fecha de aceptación electrónica ni en la fecha en que el Cliente ordene el pago, sino en la fecha y hora de activación efectiva del Servicio indicadas en la Confirmación de Contratación.
El periodo inicial de prueba, cuando resulte aplicable, estará comprendido dentro de dicha anualidad y no tendrá carácter gratuito. El ejercicio válido del desistimiento dentro de dicho periodo dará lugar a la devolución íntegra prevista en la cláusula 3.5.
Cuando el Cliente seleccione transferencia bancaria, deberá efectuar el pago conforme a las instrucciones y, en su caso, dentro de los plazos indicados durante el procedimiento de contratación o en la documentación de pago correspondiente. Mientras MIND2 no haya podido verificar la recepción del importe, no estará obligada a activar el Servicio.
Cuando el Cliente seleccione domiciliación SEPA, deberá otorgar un mandato válido y autoriza a MIND2 y, en su caso, al correspondiente proveedor de servicios de pago a tramitar los cargos derivados de la contratación inicial y de las posteriores renovaciones. La eventual devolución, rechazo o impago de un recibo válidamente emitido se regirá por la cláusula 13, sin perjuicio de los derechos que correspondan al Cliente conforme a la normativa aplicable a los servicios de pago.
MIND2 emitirá la correspondiente factura electrónica y el Cliente deberá mantener actualizados sus datos fiscales, bancarios y de contacto.
En las renovaciones, el importe correspondiente a la nueva anualidad será exigible al inicio de cada periodo anual de renovación y se cobrará por adelantado conforme al medio de pago válidamente registrado, salvo que el Cliente hubiera comunicado su voluntad de no renovar dentro del plazo previsto en la cláusula 12.
Salvo en caso de ejercicio válido de la facultad contractual de desistimiento regulada en la cláusula 3, de resolución por incumplimiento de MIND2, de cese definitivo de la prestación del Servicio o en los demás supuestos expresamente previstos en el Contrato o exigidos por una norma imperativa, no se devolverán importes correspondientes a una anualidad ya iniciada, incluso si el Cliente deja de utilizar el Servicio o solicita su terminación anticipada.
Para clientes que no tengan reconocido un Precio Fundador, MIND2 podrá revisar el precio con efecto en la siguiente renovación, notificándolo con al menos sesenta días naturales de antelación.
El Cliente podrá evitar la renovación sin penalización en los términos establecidos en la cláusula 12.
El impago devengará, sin necesidad de requerimiento adicional, el interés de demora previsto en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, y la compensación por costes de cobro legalmente procedente, incluida la cantidad fija prevista en su artículo 8.
11 bis. Régimen del “Precio Fundador”
El Precio Fundador solo será aplicable cuando la Confirmación de Contratación lo reconozca expresamente.
La mera existencia de una promoción en la Página de Planes no acredita por sí sola la adquisición de esta condición.
La condición de Precio Fundador quedará atribuida provisionalmente desde la activación efectiva del Servicio cuando así conste en la Confirmación de Contratación y se consolidará definitivamente cuando finalice el periodo inicial de prueba sin que el Cliente haya ejercitado válidamente la facultad contractual de desistimiento.
Si el Cliente ejercita válidamente el desistimiento durante el periodo inicial de prueba, se entenderá que la condición de Precio Fundador no llegó a consolidarse.
Mientras la suscripción permanezca activa e ininterrumpida, el Cliente conservará el precio anual neto indicado en su Confirmación de Contratación para el mismo plan y dentro de sus límites.
La garantía no comprende: (i) impuestos; (ii) servicios adicionales; (iii) aumentos de capacidad o funcionalidades no incluidos en el plan; ni (iv) cambios de plan, salvo que la confirmación del cambio mantenga expresamente la condición de fundador.
El Cliente perderá la condición de fundador si: (i) cancela o no renueva; (ii) el contrato se resuelve por incumplimiento imputable al Cliente; (iii) existe un impago no subsanado dentro de los quince días naturales siguientes al requerimiento; o (iv) cede la Cuenta o su posición contractual sin autorización. La pérdida será definitiva.
Las revisiones generales de precios de la cláusula 11 no se aplicarán al Precio Fundador. Si una modificación normativa hiciera imposible continuar prestando el plan en sus términos esenciales, MIND2 podrá ofrecer una migración voluntaria o cesar definitivamente la prestación del Servicio conforme a la cláusula 12, pero no alterar unilateralmente la garantía mediante una simple modificación de la Página de Planes.
12. Duración, renovación, baja y cese definitivo del Servicio
El Contrato tendrá una duración inicial de un año contado desde la fecha de activación del Servicio indicada en la Confirmación de Contratación. El periodo inicial de prueba de quince días formará parte de dicha anualidad.
El Contrato se renovará automáticamente por periodos anuales sucesivos, salvo que cualquiera de las partes comunique su voluntad de no renovar en los términos previstos en esta cláusula.
El Cliente podrá comunicar su voluntad de no renovar en cualquier momento antes de la fecha de renovación, produciendo efectos al finalizar la anualidad en curso.
MIND2 podrá comunicar su voluntad de no renovar con al menos treinta días naturales de antelación.
MIND2 enviará un recordatorio de renovación con al menos treinta días naturales de antelación, indicando la fecha prevista de cargo y el precio aplicable al nuevo periodo anual.
El Cliente podrá desactivar la renovación desde la Cuenta, cuando esta función esté disponible, o comunicarlo a admin@mind2creations.com. La baja ordinaria surtirá efecto al terminar la anualidad en curso y no dará derecho a devolución.
Cualquiera de las partes podrá resolver por incumplimiento esencial de la otra si este no se subsana dentro de los quince días naturales siguientes a un requerimiento escrito, salvo que por su naturaleza no sea subsanable.
MIND2 podrá cesar la prestación del Servicio definitivamente por razones técnicas, económicas u organizativas justificadas, notificándolo con al menos noventa días naturales de antelación.
Si el cese definitivo de la prestación del Servicio se produce antes de terminar una anualidad pagada, devolverá la parte proporcional no consumida.
Los derechos específicos de terminación y cambio de proveedor previstos en la cláusula 16 son adicionales a la baja ordinaria.
13. Impago, suspensión y resolución
13.1. Falta de pago anterior a la activación inicial
Cuando el pago de la primera anualidad constituya requisito para la activación del Servicio conforme a la cláusula 3.3 y dicho requisito no llegue a cumplirse, MIND2 no estará obligada a activar el Servicio.
Mientras el Servicio no haya sido activado, no comenzarán a computarse el periodo inicial de prueba, la duración anual de la suscripción ni el compromiso de disponibilidad previsto en la cláusula 14.
Si transcurrido el plazo de pago indicado durante el procedimiento de contratación o en la documentación correspondiente el Cliente no hubiera satisfecho el importe debido o completado válidamente el medio de pago seleccionado, MIND2 podrá dejar sin efecto la contratación previa comunicación al Cliente, sin perjuicio de las cantidades que, en su caso, ya se hubieran devengado por otros conceptos.
13.2. Impago posterior a la activación
Ante un cargo rechazado, devuelto o una factura vencida correspondiente a una suscripción ya activada, MIND2 requerirá al Cliente para que regularice el pago en un plazo de quince días naturales.
Si el impago persiste, MIND2 podrá suspender las funciones operativas del Servicio. Siempre que no exista un riesgo de seguridad o un uso ilícito, mantendrá durante treinta días naturales un acceso de solo lectura o un medio equivalente para exportar los registros existentes.
Durante la suspensión, el Cliente deberá utilizar su procedimiento alternativo de registro.
Transcurridos treinta días naturales desde la suspensión sin pago íntegro, MIND2 podrá resolver el Contrato.
La suspensión no interrumpirá ni prorrogará la duración de la anualidad contratada, que seguirá computándose durante el tiempo en que el Servicio permanezca suspendido.
La suspensión o la resolución no extinguirán las cantidades vencidas, incluida la totalidad de la anualidad facturada por adelantado conforme a la cláusula 11 y no satisfecha. Tratándose de una operación comercial entre empresas, las cantidades impagadas devengarán automáticamente y sin necesidad de aviso previo el interés de demora previsto en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, así como la compensación por costes de cobro que dicha norma establece, sin perjuicio de los gastos de devolución bancaria y demás gastos de recobro que resulten debidamente acreditados.
Los requerimientos de pago, los avisos de suspensión y las comunicaciones de resolución previstos en esta cláusula se entenderán válidamente realizados cuando se remitan a la dirección de correo electrónico asociada a la Cuenta o a la identificada en la Confirmación de Contratación.
13.3. Suspensión inmediata por causas distintas del impago
MIND2 podrá suspender el Servicio de forma inmediata y proporcionada, sin necesidad de requerimiento previo ni de respetar los plazos de la cláusula 13.2, cuando concurra uso ilícito del Servicio, vulneración grave de la seguridad, riesgo para otros clientes o para la integridad de la plataforma, infracción de derechos de terceros o incumplimiento no susceptible de subsanación.
En estos supuestos MIND2 informará al Cliente tan pronto como resulte razonablemente posible, indicando la causa y, cuando proceda, las medidas necesarias para restablecer el Servicio.
La suspensión inmediata por causa imputable al Cliente no dará derecho a devolución de importes ni a indemnización alguna por el periodo de indisponibilidad, no interrumpirá el cómputo de la anualidad y no se tendrá en cuenta a efectos del compromiso de disponibilidad de la cláusula 14.
Cuando la causa de la suspensión inmediata implique un riesgo de seguridad o un uso ilícito, no resultará exigible el acceso de solo lectura previsto en la cláusula 13.2.
MIND2 facilitará al Cliente, por el medio que resulte técnicamente adecuado y con las cautelas que la situación requiera, la información necesaria para atender sus obligaciones legales de conservación del registro de jornada.
13.4. Reactivación
La reactivación del Servicio tras una suspensión por impago quedará condicionada al pago íntegro de la deuda, incluidos los intereses y las cantidades previstas en la cláusula 13.2.
MIND2 podrá condicionar además la reactivación a que el Cliente sustituya o regularice el medio de pago cuando la suspensión hubiera derivado de su rechazo o devolución reiterada.
13.5. Efectos del impago sobre el Precio Fundador
Conforme a la cláusula 11 bis, el impago no subsanado dentro de los quince días naturales siguientes al requerimiento determina la pérdida definitiva de la condición de Precio Fundador.
En consecuencia, la reactivación del Servicio o cualquier contratación posterior del mismo o de otro Plan se realizarán al precio vigente en ese momento conforme a la Página de Planes, sin que el Cliente pueda recuperar el precio anterior por el hecho de haber regularizado la deuda.
14. Disponibilidad
14.1. Compromiso de disponibilidad
Durante la vigencia de la suscripción, MIND2 se compromete a mantener una disponibilidad mensual del entorno de producción de Fichajet igual o superior al 99,00 %, calculada respecto de cada mes natural.
El compromiso no será aplicable a entornos de demostración, funcionalidades expresamente identificadas como beta o prueba ni a servicios ajenos a Fichajet no controlados por MIND2.
El Cliente reconoce que ninguna plataforma en línea puede garantizar una disponibilidad absoluta y deberá mantener un procedimiento alternativo que permita registrar la jornada durante cualquier indisponibilidad del Servicio. Cuando proceda, el Cliente incorporará posteriormente a Fichajet los asientos realizados mediante dicho procedimiento, preservando su exactitud y trazabilidad.
14.2. Cálculo de la disponibilidad
La disponibilidad mensual se calculará conforme a la siguiente fórmula:
Disponibilidad (%) = [(TM − ME − MI) / (TM − ME)] × 100
A estos efectos:
a) TM será el número total de minutos del mes natural;
b) ME serán los minutos correspondientes a las exclusiones previstas en el apartado 14.4; y
c) MI serán los minutos de indisponibilidad no excluida imputables a MIND2.
14.3. Indisponibilidad
Existirá indisponibilidad cuando, por una causa imputable a MIND2, los Usuarios Autorizados del Cliente no puedan, con carácter general, acceder al entorno de producción o utilizar las funcionalidades esenciales de fichaje y consulta de registros.
No tendrán la consideración de indisponibilidad los errores aislados que afecten únicamente a un Usuario Autorizado, las incidencias en funcionalidades no esenciales ni las degradaciones de rendimiento que no impidan sustancialmente utilizar el Servicio.
Los sistemas de monitorización y registros técnicos de MIND2 constituirán la fuente técnica principal para calcular la disponibilidad, sin perjuicio de que el Cliente pueda aportar evidencias técnicas razonables en sentido contrario.
14.4. Periodos excluidos
No se computarán como indisponibilidad:
a) las ventanas de mantenimiento programado comunicadas al Cliente con al menos cuarenta y ocho horas de antelación y realizadas, siempre que resulte razonablemente posible, en horarios de baja actividad. La comunicación se efectuará mediante correo electrónico, aviso dentro del Servicio o ambos medios;
b) las incidencias imputables a redes públicas de telecomunicaciones o a proveedores de conectividad ajenos al control razonable de MIND2;
c) las incidencias imputables al equipamiento, navegadores, redes, sistemas, configuraciones, conectividad, proveedores de identidad, servicios de autenticación, aplicaciones integradas o sistemas SSO del Cliente o de sus Usuarios Autorizados, cuando no se encuentren bajo el control razonable de MIND2;
d) las incidencias derivadas de actos u omisiones del Cliente, del incumplimiento del Contrato, del uso indebido del Servicio, de credenciales comprometidas por causa no imputable a MIND2 o de una suspensión válidamente acordada conforme a estas Condiciones;
e) las actuaciones urgentes indispensables para corregir una vulnerabilidad grave, preservar la seguridad o evitar un daño inminente, siempre que MIND2 informe al Cliente tan pronto como resulte razonablemente posible; y
f) los acontecimientos de fuerza mayor en los términos previstos en la cláusula 21 y en el artículo 1105 del Código Civil.
g) las incidencias derivadas de cambios, interrupciones, incompatibilidades o fallos de APIs, servicios de autenticación o aplicaciones de terceros utilizados por el Cliente, siempre que dichas circunstancias no sean imputables a MIND2 y esta haya adoptado las medidas razonablemente exigibles para mantener la integración.
Las ventanas de mantenimiento se limitarán al tiempo razonablemente necesario para realizar las actuaciones previstas. La falta del preaviso mínimo de cuarenta y ocho horas impedirá aplicar la exclusión de la letra a), salvo que concurra el supuesto urgente de la letra e).
14.5. Derecho al crédito de servicio
Cuando la disponibilidad mensual resulte inferior al 99,00 %, el Cliente podrá solicitar un crédito de servicio equivalente al 5 % de la Cuota Mensual Equivalente por cada punto porcentual completo de diferencia entre el nivel comprometido y la disponibilidad efectiva, aplicándose proporcionalmente el mismo porcentaje a las fracciones de punto porcentual.
A estos efectos, la Cuota Mensual Equivalente será el precio neto recurrente efectivamente abonado por el Plan correspondiente a la anualidad afectada, una vez aplicados los descuentos, dividido entre doce. Quedan excluidos los impuestos, los servicios extraordinarios, las ampliaciones puntuales y los importes no recurrentes.
El importe total del crédito no podrá superar el 50% de la Cuota Mensual Equivalente correspondiente al mes afectado.
El Cliente que ejercite válidamente la facultad de desistimiento regulada en la cláusula 3 y obtenga la devolución íntegra de la anualidad no tendrá derecho adicional a créditos de servicio correspondientes a dicho periodo.
14.6. Reclamación y aplicación del crédito
El Cliente deberá solicitar el crédito mediante comunicación a admin@mind2creations.com dentro de los treinta días naturales siguientes a la finalización del mes afectado. La reclamación identificará la Cuenta, el mes natural, las incidencias alegadas y cualquier evidencia razonablemente disponible.
Una vez verificado, el crédito se registrará como saldo a favor del Cliente y se aplicará a la siguiente factura o renovación. El crédito no será transmisible ni canjeable por dinero, salvo que el Contrato termine antes de que pueda aplicarse por una causa no imputable al Cliente.
No procederá crédito mientras existan facturas vencidas, durante una suspensión válida del Servicio ni por periodos comprendidos en las exclusiones del apartado 14.4.
14.7. Carácter del crédito de servicio
El crédito de servicio constituirá el único remedio económico contractual por incumplimientos ordinarios del nivel de disponibilidad y no podrá acumularse con otra indemnización por el mismo daño o hecho causante.
Esta limitación no será aplicable en caso de dolo, culpa grave, incumplimiento de obligaciones de protección de datos o confidencialidad, responsabilidad que legalmente no pueda limitarse o incumplimiento esencial que, por su naturaleza o reiteración, pueda justificar la resolución del Contrato.
15. Soporte
El soporte se prestará a través de admin@mind2creations.com, de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 horas, en horario peninsular español —CET o CEST, según corresponda—, excepto los días festivos aplicables conforme al calendario laboral de MIND2.
El tiempo objetivo de primera respuesta será de ocho horas hábiles, computadas exclusivamente dentro del horario de soporte. La primera respuesta tendrá por finalidad acusar recibo de la incidencia, clasificarla o solicitar la información necesaria para su análisis. Este objetivo no constituye un plazo garantizado de resolución de la incidencia ni genera por sí solo créditos de servicio.
16. Cambio de proveedor, portabilidad y salida del Servicio
En la medida en que Fichajet tenga la consideración de servicio de tratamiento de datos, el Cliente podrá solicitar el cambio a otro proveedor, la portabilidad a su propia infraestructura o la supresión de sus datos, conforme a los artículos 23 a 31 del Reglamento (UE) 2023/2854 (Reglamento de Datos o Data Act).
La solicitud se enviará a admin@mind2creations.com e indicará la opción elegida y, en caso de cambio, los datos necesarios del proveedor de destino. El plazo máximo de preaviso para iniciar el proceso será de dos meses.
Tras el preaviso, el periodo transitorio ordinario tendrá una duración máxima de treinta días naturales. Durante ese periodo el contrato seguirá vigente, MIND2 mantendrá las funciones contratadas, prestará asistencia razonable, informará de los riesgos conocidos para la continuidad y mantendrá la seguridad de los datos.
Si el plazo ordinario fuera técnicamente inviable, MIND2 lo comunicará dentro de los catorce días hábiles siguientes a la solicitud, motivará la inviabilidad e indicará un periodo alternativo que no excederá de siete meses. El Cliente podrá ampliar una vez el periodo transitorio por el tiempo que considere adecuado para su salida.
Las categorías de datos y activos digitales exportables comprenderán, en función de las funcionalidades efectivamente utilizadas por el Cliente:
a) datos identificativos y de configuración de la empresa, centros y Cuenta;
b) datos de personas trabajadoras y Usuarios Autorizados introducidos por el Cliente, excluidos secretos de autenticación y credenciales;
c) calendarios, horarios, ausencias, incidencias, justificantes y configuraciones funcionales que formen parte del plan;
d) registros de jornada, rectificaciones, trazabilidad asociada y documentos o informes generados a partir de ellos;
e) documentos cargados por el Cliente, cuando la funcionalidad esté incluida en su plan; y
f) los demás datos generados directamente por el Cliente o que se refieran directamente a él y sean necesarios para interpretar los elementos anteriores.
Los datos estructurados se facilitarán en CSV o XLSX; los informes, en PDF cuando estén disponibles; y los documentos cargados, en su formato original o agrupados en ZIP.
Quedan excluidos el software, código, algoritmos, modelos internos, interfaces, documentación propietaria, configuraciones de seguridad, registros técnicos internos, telemetría, datos anonimizados o agregados y demás elementos protegidos por derechos de propiedad intelectual o secretos empresariales cuya entrega no sea necesaria para la portabilidad y no pueda impedir ni retrasar injustificadamente el cambio.
El proceso estándar no tendrá cargos de cambio. Si el Cliente solicita voluntariamente una ampliación del periodo transitorio más allá del periodo ya pagado, se devengará únicamente la tarifa ordinaria del Servicio prorrateada por el tiempo adicional, sin recargo de salida.
El contrato se considerará terminado cuando el cambio se complete satisfactoriamente o, si el Cliente elige la supresión sin cambio, al finalizar el preaviso. MIND2 notificará la terminación.
La terminación anticipada solicitada por el Cliente no genera devolución de la anualidad pagada, pero tampoco comporta penalización adicional. Esta consecuencia económica se informa como condición de terminación anticipada.
17. Recuperación, conservación y supresión de datos
Durante la vigencia de la contratación, el Cliente podrá utilizar las funciones de exportación disponibles. Tras la finalización del periodo transitorio o, cuando no exista proceso de cambio, tras la terminación, dispondrá de un periodo mínimo de treinta días naturales para recuperar sus datos en modo de solo lectura o mediante un medio equivalente.
Al concluir el periodo de recuperación, MIND2 devolverá o suprimirá los Datos del Cliente conforme a la opción comunicada y al Acuerdo de Tratamiento de Datos, salvo que una norma exija conservar determinados datos.
Las copias de seguridad quedarán fuera del uso ordinario y se sobrescribirán de forma segura dentro de su ciclo de rotación, cuyo plazo máximo será de treinta días naturales. Hasta su sobreescritura permanecerán protegidas y solo podrán restaurarse por razones de continuidad o seguridad.
MIND2 podrá conservar, durante los plazos legales, facturas, evidencias de contratación, comunicaciones y registros mínimos necesarios para formular, ejercer o defender reclamaciones, debidamente bloqueados cuando proceda.
Durante la vigencia de la suscripción, MIND2 mantendrá accesibles a través del Servicio los registros de jornada generados mediante Fichajet durante el plazo de cuatro años previsto en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, incluso cuando la persona trabajadora a la que correspondan hubiera causado baja en la empresa Cliente.
Esta conservación mediante el Servicio no supone que MIND2 asuma la obligación laboral legalmente atribuida al Cliente, que continuará siendo responsable de garantizar la conservación y disponibilidad de los registros en los términos legalmente exigidos.
El Cliente es responsable de exportar y conservar los registros de jornada durante los cuatro años exigidos por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La finalización de la contratación no extingue esta obligación.
Una vez ejecutada la supresión definitiva, los datos no podrán recuperarse. MIND2 no responderá de la falta de conservación imputable al Cliente tras haberle facilitado el periodo y los medios de recuperación pactados.
18. Protección de datos personales y seguridad
Respecto de los datos de las personas trabajadoras y demás datos que MIND2 trate siguiendo instrucciones del Cliente, el Cliente actúa como responsable y MIND2 como encargado del tratamiento.
El tratamiento se regirá por el Acuerdo de Tratamiento de Datos, que forma parte del contrato y prevalece en materia de protección de datos.
El Cliente deberá determinar las finalidades y bases jurídicas, facilitar la información exigible a las personas afectadas, atender sus derechos y evaluar los riesgos, incluida la necesidad de una evaluación de impacto cuando proceda.
MIND2 aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo, gestionará los subencargados y notificará las violaciones de seguridad al Cliente en los términos del Acuerdo de Tratamiento de Datos.
La infraestructura principal de producción se ubica en España. Las ubicaciones, subencargados, transferencias internacionales, jurisdicciones aplicables y salvaguardias frente a accesos gubernamentales internacionales se mantendrán actualizadas en el Acuerdo de Tratamiento de Datos.
Los datos de contacto, facturación, seguridad de cuenta y relación contractual que MIND2 trate para fines propios se regirán por la Política de Privacidad.
19. Confidencialidad
Cada parte mantendrá confidencial la información técnica, comercial, organizativa o de otra naturaleza de la otra parte a la que acceda con motivo del contrato y que sea identificada como confidencial o deba razonablemente considerarse como tal.
La parte receptora utilizará la información exclusivamente para ejecutar el contrato, limitará el acceso a quienes necesiten conocerla y aplicará medidas de protección al menos equivalentes a las utilizadas para su propia información similar.
No tendrá carácter confidencial la información que sea pública sin incumplimiento, se conociera legítimamente, se reciba lícitamente de un tercero o deba revelarse por ley o requerimiento de autoridad. En este último caso se informará previamente a la otra parte cuando sea legalmente posible.
La obligación subsistirá durante cinco años tras la terminación y, respecto de información que constituya secreto empresarial conforme a la Ley 1/2019, mientras conserve tal condición.
20. Garantías, responsabilidad e indemnidad
Sin perjuicio del compromiso específico de disponibilidad y del régimen de créditos de servicio previsto en la cláusula 14, MIND2 no garantiza que el Servicio se encuentre disponible de forma absolutamente ininterrumpida o libre de todo error.
Cada parte responderá de los daños directos, ciertos y acreditados causados por un incumplimiento que le sea imputable.
Salvo dolo, culpa grave o responsabilidad que no pueda limitarse, la responsabilidad total y acumulada de MIND2 derivada del contrato no excederá del importe neto efectivamente abonado o exigible por el Servicio durante los doce meses anteriores al hecho causante.
En la máxima medida permitida, quedan excluidos el lucro cesante, pérdida de negocio, oportunidad, ahorro esperado, reputación o datos no exportados, así como daños indirectos o consecuenciales.
MIND2 no responderá de: (i) decisiones de configuración o uso del Cliente; (ii) datos inexactos o fichajes fraudulentos; (iii) incumplimientos laborales o informativos del Cliente; (iv) accesos mediante credenciales comprometidas por el Cliente; (v) incompatibilidades de equipos o conectividad; ni (vi) servicios o incidencias de terceros fuera de su control razonable.
Las limitaciones no perjudican los derechos de las personas interesadas ni excluyen responsabilidades imperativas, incluidas las que resulten del artículo 82 del RGPD. Entre las partes se aplicarán en la máxima medida legalmente permitida y sin alterar el reparto de responsabilidad establecido en el Acuerdo de Tratamiento de Datos.
El Cliente mantendrá indemne a MIND2 frente a reclamaciones de terceros que deriven de datos o instrucciones ilícitas, incumplimiento de sus obligaciones laborales o de protección de datos, o uso contrario al contrato, salvo en la medida en que la reclamación sea imputable a MIND2. MIND2 informará y permitirá al Cliente participar razonablemente en la defensa.
La parte perjudicada deberá adoptar medidas razonables para mitigar sus daños.
21. Fuerza mayor
Ninguna parte responderá por retrasos o incumplimientos causados por acontecimientos imprevisibles o inevitables fuera de su control razonable. La parte afectada informará sin demora, mitigará los efectos y reanudará el cumplimiento tan pronto como sea posible. La falta de medidas de seguridad o continuidad exigibles no se considerará fuerza mayor.
22. Evolución del Servicio y modificación de las Condiciones
MIND2 podrá actualizar o mejorar el Servicio. Durante una anualidad pagada no eliminará ni reducirá materialmente las funciones esenciales del plan, salvo por razones legales, de seguridad, por dependencia de un tercero no sustituible o para evitar un perjuicio grave.
Las modificaciones sustanciales de estas Condiciones se notificarán con al menos treinta días naturales de antelación. Cuando afecten desfavorablemente al precio, duración o prestaciones esenciales, se aplicarán, como regla, en la siguiente renovación y el Cliente podrá no renovar.
Las modificaciones estrictamente necesarias para cumplir una norma imperativa, corregir una vulnerabilidad o evitar un uso ilícito podrán aplicarse antes, informando al Cliente tan pronto como sea razonablemente posible.
La garantía de Precio Fundador se regirá exclusivamente por la cláusula 11 bis y no podrá quedar sin efecto por una modificación general de estas Condiciones.
Cuando una modificación produzca una reducción material y permanente de una funcionalidad esencial del Plan y no sea posible ofrecer una funcionalidad sustancialmente equivalente, el Cliente podrá resolver el Contrato y obtener la devolución proporcional de la parte de la anualidad no consumida.
23. Cesión, subcontratación y cambios societarios
El Cliente no podrá ceder el contrato, la Cuenta o su condición de fundador sin consentimiento previo y escrito de MIND2.
MIND2 podrá ceder el contrato a una sociedad de su grupo o al adquirente de la actividad, negocio o activos relacionados con Fichajet, informando al Cliente. Si la cesión perjudica materialmente sus derechos, el Cliente podrá resolver dentro de los treinta días siguientes, con devolución proporcional del periodo no consumido.
MIND2 podrá utilizar subcontratistas para prestar servicios auxiliares. Cuando traten datos personales por cuenta del Cliente, se aplicará el régimen de subencargados previsto en el Acuerdo de Tratamiento de Datos.
24. Comunicaciones
Las comunicaciones contractuales se enviarán al correo de la Cuenta y, cuando proceda, mediante aviso en el Servicio. El Cliente deberá mantener sus datos de contacto actualizados.
Las comunicaciones a MIND2 se dirigirán a admin@mind2creations.com, salvo que se indique otro canal específico.
Las notificaciones producirán efectos cuando puedan ser razonablemente conocidas por su destinatario. Las partes conservarán evidencias de las comunicaciones relevantes.
25. Disposiciones generales
El contrato contiene el acuerdo íntegro sobre su objeto y sustituye comunicaciones anteriores, sin perjuicio de las declaraciones comerciales incorporadas expresamente a la Confirmación de Contratación.
La falta de ejercicio de un derecho no implica renuncia. Toda renuncia deberá ser expresa.
Si una cláusula fuera inválida o inaplicable, se limitará o sustituirá en la medida mínima necesaria y el resto continuará vigente.
Las partes son contratistas independientes. El contrato no crea sociedad, agencia, relación laboral ni representación.
La versión en castellano prevalecerá sobre cualquier traducción informativa.
26. Ley aplicable y jurisdicción
Las presentes condiciones de contratación se rigen por la legislación española.
Fichajet se ofrece exclusivamente a empresarios y profesionales que contraten el Servicio para fines relacionados con su actividad empresarial, comercial, profesional u oficio, y no está destinado a consumidores o usuarios.
Toda controversia derivada del Contrato se someterá a los juzgados y tribunales que resulten territorialmente competentes conforme a la legislación procesal aplicable, sin perjuicio de que las partes puedan acordar válidamente otra competencia territorial mediante un acuerdo negociado individualmente cuando la ley lo permita.