1. Responsable del tratamiento
La responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través del sitio web https://fichajet.es/ (en adelante, el Sitio Web) es la sociedad mercantil MIND2 CREATIONS, S.L., con domicilio social en c/ Sol , 21 -35500- Arrecife de Lanzarote, Las Palmas (Islas Canarias), debidamente inscrita en el Registro Mercantil de Las Palmas, Tomo 433, Folio 31, Sección 8, Hoja IL-10.283 y con N.I.F. B76114545. En adelante, MIND2.
Se puede contactar de forma directa y efectiva con MIND2 con respecto a la presente política de privacidad en la dirección de correo electrónico admin@mind2creations.com.
2. Normativa aplicable y ámbito de aplicación de la política de privacidad.
2.1. Normativa aplicable
A efectos informativos, se hace constar que resultan de aplicación a cualquier tratamiento de datos personales realizado por MIND2:
- Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE – Reglamento General de Protección de Datos (en adelante, RGPD).
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, LOPDgdd).
2.2. Ámbito de aplicación de la política de privacidad
La presente Política regula exclusivamente aquellos tratamientos de datos personales respecto de los cuales MIND2 actúa como responsable del tratamiento.
Cuando una empresa o profesional cliente de MIND2 utiliza la plataforma Fichajet para gestionar el registro de jornada, turnos, ausencias u otros procesos relacionados con la gestión de su personal, dicho cliente actúa, con carácter general, como responsable del tratamiento de los datos de sus empleados y/o colaboradores y MIND2 actúa como encargado del tratamiento conforme al artículo 28 RGPD.
En estos supuestos, la información relativa a dichos tratamientos deberá ser facilitada por la empresa empleadora, sin perjuicio de la información adicional que pueda facilitar MIND2 dentro de la propia plataforma.
3. Tratamientos en calidad de Responsable del Tratamiento, finalidades, bases jurídicas y plazo de conservación
3.1. Contratación y gestión de la relación contractual
Categorías de datos
Dependiendo de la naturaleza de la relación contractual, MIND2 podrá tratar las siguientes categorías de datos personales:
- Datos identificativos y de contacto de clientes personas físicas, empresarios individuales y profesionales (nombre y apellidos, NIF, dirección profesional, dirección postal, correo electrónico y número de teléfono).
- Datos identificativos y profesionales de representantes legales, administradores, personas de contacto y usuarios autorizados pertenecientes a empresas clientes (nombre y apellidos, cargo o función, empresa, correo electrónico profesional y teléfono profesional).
- Datos económicos, financieros y de facturación necesarios para la gestión de la relación contractual (datos bancarios, facturas, pagos y demás información administrativa, contable y fiscal).
- Datos técnicos derivados de la utilización de los servicios contratados, en la medida en que sean necesarios para su prestación, mantenimiento, soporte y seguridad, tales como registros de acceso, incidencias técnicas, solicitudes de soporte, configuraciones de cuenta y registros de auditoría relacionados con la seguridad de los sistemas.
Finalidades del tratamiento
Los datos personales serán tratados con las siguientes finalidades:
- gestionar el alta del cliente y la creación de su cuenta;
- formalizar, ejecutar y mantener la relación contractual;
- prestar los servicios contratados;
- proporcionar asistencia técnica y resolver incidencias;
- realizar comunicaciones necesarias para la correcta prestación del servicio, incluyendo avisos de mantenimiento, incidencias de seguridad, cambios funcionales o mejoras de la plataforma;
- gestionar la facturación, cobros y demás obligaciones administrativas, contables y fiscales derivadas de la contratación;
- garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir accesos no autorizados, investigar incidentes de seguridad y proteger la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los sistemas de información.
Base jurídica
Los tratamientos anteriormente descritos se fundamentan en las siguientes bases jurídicas:
- la ejecución del contrato o la aplicación de medidas precontractuales cuando el cliente sea una persona física o empresario individual que contrate directamente los servicios de MIND2 (artículo 6.1.b RGPD);
- el cumplimiento de obligaciones legales aplicables a MIND2, especialmente en materia mercantil, tributaria y contable (artículo 6.1.c RGPD);
- el interés legítimo de MIND2 para gestionar la relación con representantes, administradores, empleados y demás personas de contacto de las empresas clientes, de conformidad con el artículo 19 de la Ley Orgánica 3/2018, así como para garantizar la seguridad de la plataforma y prestar soporte técnico (artículo 6.1.f RGPD).
Plazo de conservación
Los datos personales se conservarán durante toda la vigencia de la relación contractual.
Una vez finalizada, permanecerán bloqueados durante los plazos legalmente establecidos para atender posibles responsabilidades derivadas de la relación contractual y para el cumplimiento de obligaciones legales aplicables. Transcurridos dichos plazos, los datos serán eliminados de forma segura.
3.2. Atención de solicitudes de información y consultas
Con ocasión de cualquier solicitud de información, consulta o contacto realizado por una persona interesada a través de los formularios disponibles en el Sitio Web, del correo electrónico, del teléfono u otros canales de comunicación habilitados por MIND2, esta tratará los datos personales facilitados en calidad de Responsable del Tratamiento.
Categorías de datos
MIND2 podrá tratar las siguientes categorías de datos personales:
- datos identificativos y de contacto (nombre y apellidos, correo electrónico y número de teléfono);
- datos relativos a la empresa o entidad en cuyo nombre actúe la persona interesada, cuando proceda;
- información contenida en la consulta, solicitud o comunicación remitida;
- cualquier otra información que la persona interesada facilite voluntariamente durante las comunicaciones mantenidas con MIND2.
Finalidades del tratamiento
Los datos personales serán tratados con las siguientes finalidades:
- atender las consultas, solicitudes de información o peticiones formuladas;
- mantener las comunicaciones necesarias para su gestión;
- resolver las incidencias planteadas;
- realizar el seguimiento de la solicitud cuando resulte necesario.
Base jurídica
El tratamiento se fundamenta:
- en la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por la persona interesada cuando la consulta esté dirigida a la posible contratación de los servicios de MIND2 (artículo 6.1.b RGPD);
- en el interés legítimo de MIND2 para atender consultas generales, resolver incidencias y mantener comunicaciones con personas interesadas y contactos profesionales, incluyendo las remitidas por representantes y personas de contacto de personas jurídicas (artículo 6.1.f RGPD).
Cuando, con ocasión de la consulta, la persona interesada solicite expresamente la recepción de comunicaciones comerciales o la suscripción a boletines informativos, dicho tratamiento se realizará sobre la base del consentimiento previamente otorgado (artículo 6.1.a RGPD).
Plazo de conservación
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para atender la solicitud formulada y, una vez finalizada su gestión, durante el plazo necesario para atender posibles responsabilidades derivadas de la misma.
Cuando la consulta dé lugar al inicio de una relación contractual, los datos pasarán a formar parte del tratamiento regulado en el apartado 3.1 de la presente Política.
3.3. Solicitud de demostraciones, pruebas o versiones de evaluación del servicio
Con ocasión de la solicitud de una demostración, prueba gratuita o cualquier modalidad de evaluación de los servicios ofrecidos por MIND2, ésta tratará los datos personales facilitados en calidad de Responsable del Tratamiento.
Categorías de datos
MIND2 podrá tratar las siguientes categorías de datos personales:
- nombre y apellidos;
- correo electrónico;
- número de teléfono;
- empresa, cargo o función desempeñada;
- información facilitada durante las reuniones, demostraciones o pruebas;
- información relativa a las necesidades funcionales manifestadas por la persona interesada o por la organización a la que representa.
Finalidades del tratamiento
Los datos personales serán tratados con las siguientes finalidades:
- gestionar la solicitud de demostración o prueba;
- habilitar el acceso temporal a la plataforma cuando proceda;
- organizar reuniones o presentaciones comerciales;
- resolver dudas funcionales o técnicas;
- realizar el seguimiento de la solicitud y, en su caso, de la oportunidad comercial generada
- valorar la adecuación de los servicios ofrecidos a las necesidades manifestadas.
Base jurídica
El tratamiento se fundamenta:
- en la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por la persona interesada cuando actúe en nombre propio (artículo 6.1.b RGPD);
- en el interés legítimo de MIND2 para gestionar las relaciones comerciales con representantes, empleados o personas de contacto de potenciales clientes personas jurídicas (artículo 6.1.f RGPD y artículo 19 LOPDGDD).
Plazo de conservación
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para gestionar la solicitud y efectuar el seguimiento de la solicitud y, en su caso, de la oportunidad comercial generada.
protección de datos.;En ausencia de contratación, los datos serán eliminados o debidamente bloqueados una vez transcurrido un año desde la última interacción comercial efectiva, salvo que exista otra base jurídica que justifique su conservación.
3.4. Comunicaciones comerciales
MIND2 podrá tratar determinados datos personales para remitir información comercial sobre sus productos y servicios, en calidad de Responsable del Tratamiento.
Categorías de datos
MIND2 podrá tratar:
- nombre y apellidos;
- dirección de correo electrónico;
- número de teléfono;
- empresa y cargo profesional, cuando proceda;
- preferencias de comunicación facilitadas por la persona interesada.
Finalidades del tratamiento
Los datos serán tratados para:
- remitir información sobre productos, servicios, novedades, promociones y eventos organizados por MIND2;
- informar sobre nuevas funcionalidades, mejoras o actualizaciones de los servicios;
- mantener informadas a las personas interesadas acerca de la actividad comercial de MIND2.
Base jurídica
Cuando no exista una relación contractual previa, el tratamiento se basará en el consentimiento libre, específico, informado e inequívoco otorgado por la persona interesada (artículo 6.1.a RGPD).
Cuando exista una relación contractual previa, MIND2 podrá remitir comunicaciones comerciales relativas a productos o servicios propios similares a los previamente contratados, en los términos previstos por la normativa sobre servicios de la sociedad de la información y comercio electrónico, sobre la base de su interés legítimo y siempre que la persona destinataria no haya ejercido previamente su derecho de oposición.
En todos los casos, la persona interesada podrá retirar su consentimiento u oponerse al tratamiento en cualquier momento mediante un procedimiento sencillo y gratuito.
Plazo de conservación
Los datos serán tratados mientras permanezca vigente el consentimiento otorgado o, cuando resulte aplicable la excepción prevista para clientes existentes, hasta que la persona interesada ejerza su derecho de oposición.
3.5. Acceso al Sitio Web y seguridad
Con ocasión del acceso al Sitio Web y de la utilización de los servicios prestados por MIND2, ésta podrá tratar determinados datos personales en calidad de Responsable del Tratamiento, con la finalidad de garantizar la seguridad de sus sistemas y la correcta prestación de los servicios.
Categorías de datos
MIND2 podrá tratar:
- direcciones IP;
- identificadores de dispositivos;
- registros de acceso;
- registros de autenticación;
- fecha y hora de las conexiones;
- registros de incidencias técnicas;
- registros de auditoría relacionados con la seguridad;
- identificadores de autenticación federada o SSO, identificadores de proveedor de identidad, tokens de sesión o autenticación y demás datos técnicos estrictamente necesarios para gestionar el acceso seguro;
- demás información técnica necesaria para garantizar la disponibilidad, integridad, confidencialidad y trazabilidad de los sistemas.
Finalidades del tratamiento
Los datos serán tratados para:
- permitir el acceso seguro a la plataforma;
- autenticar a los usuarios autorizados;
- prevenir accesos no autorizados, usos fraudulentos o actividades ilícitas;
- detectar y gestionar incidentes de seguridad;
- garantizar la disponibilidad, integridad y resiliencia de los sistemas de información;
- garantizar la seguridad de la plataforma y cumplir las obligaciones legales que resulten aplicables en materia de seguridad de la información y protección de datos;
- gestionar y validar procesos de autenticación mediante SSO u otros mecanismos de autenticación federada cuando se encuentren habilitados;
- disponer de evidencias técnicas necesarias para la investigación de incidentes o el ejercicio de acciones legales.
Los tratamientos descritos en este apartado se refieren exclusivamente a las actividades realizadas por MIND2 como responsable del tratamiento para la protección de su infraestructura tecnológica y de los servicios que presta.
Los tratamientos relativos a la utilización funcional de la plataforma por parte de las empresas clientes se regulan en el apartado 3.6, cuando MIND2 actúa como encargado del tratamiento.
Base jurídica
El tratamiento se fundamenta:
- en el interés legítimo de MIND2 de garantizar la seguridad de sus sistemas, redes, aplicaciones y servicios, prevenir el fraude y proteger la información tratada (artículo 6.1.f RGPD);
- en el cumplimiento de las obligaciones derivadas del artículo 32 del RGPD relativas a la implantación de medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
Plazo de conservación
Los registros de seguridad se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para las finalidades indicadas y, con carácter general, durante un plazo máximo de doce meses, salvo que deban conservarse por un periodo superior cuando resulte necesario para la investigación de incidentes de seguridad, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o el cumplimiento de obligaciones legales.
La utilización de cookies y tecnologías similares se regula en la correspondiente Política de Cookies, disponible en el Sitio Web.
3.6. Tratamientos realizados por cuenta de los clientes
Con ocasión de la prestación de los servicios ofrecidos a través de la plataforma Fichajet, MIND2 podrá acceder y tratar datos personales por cuenta de sus empresas clientes para posibilitar la utilización de las funcionalidades contratadas.
En estos supuestos, la empresa cliente determina los fines y los medios del tratamiento, actuando como Responsable del Tratamiento, mientras que MIND2 actúa como Encargado del Tratamiento, de conformidad con el artículo 28 del RGPD, tratando los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del cliente y en los términos previstos en el correspondiente contrato de encargo del tratamiento.
Entre los tratamientos que MIND2 puede realizar por cuenta de sus clientes se encuentran, entre otros, los relacionados con:
- la gestión del registro de jornada;
- el control de horarios y turnos;
- la gestión de ausencias, permisos y vacaciones;
- la gestión de usuarios autorizados para utilizar la plataforma;
- el almacenamiento y conservación de la información incorporada por el cliente durante la utilización del servicio;
- la autenticación y gestión de accesos mediante mecanismos SSO (Single Sign-On) o sistemas equivalentes;
- la realización de operaciones de fichaje mediante integración con aplicaciones o sistemas del Cliente, cuando dicha funcionalidad haya sido contratada y habilitada;
- aquellas otras funcionalidades que el cliente tenga contratadas y configure para la gestión de sus recursos humanos.
Cuando el cliente habilite funcionalidades específicas como la geolocalización, la incorporación de fotografías, la carga de documentos justificativos o cualquier otra funcionalidad que implique el tratamiento de categorías adicionales de datos personales, dichos tratamientos se realizarán igualmente por MIND2 por cuenta del cliente y conforme a sus instrucciones, siendo responsabilidad de éste determinar la base jurídica del tratamiento, facilitar la información prevista en los artículos 13 y 14 del RGPD a las personas afectadas y garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable.
Cuando el Cliente habilite mecanismos SSO o integraciones con aplicaciones o sistemas propios o de terceros, MIND2 podrá tratar, por cuenta del Cliente, identificadores de usuario, identificadores federados, atributos profesionales, roles, permisos, tokens de sesión o autenticación y demás datos estrictamente necesarios para autenticar al Usuario Autorizado y permitir la utilización de las funcionalidades contratadas.
Corresponderá al Cliente determinar la base jurídica de dicho tratamiento, configurar los atributos que deban transmitirse y garantizar que únicamente se comuniquen a MIND2 los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad correspondiente.
Las personas cuyos datos sean tratados por una empresa cliente mediante la utilización de la plataforma deberán dirigirse preferentemente a dicha empresa para cualquier cuestión relacionada con el tratamiento de sus datos personales o con el ejercicio de los derechos reconocidos por la normativa de protección de datos, sin perjuicio de la colaboración que MIND2 prestará al Responsable del Tratamiento en los términos previstos en el artículo 28 del RGPD.
4. Origen de los datos
Los datos personales tratados por MIND2 podrán proceder:
- directamente de la persona interesada;
- del representante o persona de contacto de la empresa cliente;
- de la propia empresa cliente cuando ésta facilite los datos necesarios para la contratación o utilización de los servicios;
- de aplicaciones, sistemas o proveedores de identidad utilizados por la empresa cliente para autenticar a sus Usuarios Autorizados mediante SSO, cuando dicha funcionalidad haya sido habilitada.
- de otras fuentes legítimas previstas por la normativa aplicable.
5. Destinatarios de los datos personales y encargados de tratamiento
5.1. Comunicaciones de datos
Con carácter general, MIND2 no comunicará los datos personales tratados en calidad de Responsable del Tratamiento a terceros, salvo cuando dicha comunicación sea necesaria para el cumplimiento de una obligación legal o resulte imprescindible para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
En particular, los datos personales podrán ser comunicados, cuando proceda, a:
- la Agencia Estatal de Administración Tributaria y demás Administraciones Públicas competentes;
- Juzgados y Tribunales;
- Fuerzas y Cuerpos de Seguridad;
- Notarios, Registradores y demás autoridades públicas cuando exista obligación legal;
- cualesquiera otros organismos públicos o autoridades administrativas cuando así lo exija la normativa aplicable.
Fuera de estos supuestos, MIND2 no comunicará los datos personales a terceros sin contar con una base jurídica que legitime dicha comunicación.
5.2. Encargados del tratamiento
Para la correcta prestación de sus servicios, MIND2 podrá contratar a terceros que actúen como encargados del tratamiento, pudiendo acceder a los datos personales únicamente en la medida necesaria para la prestación de los servicios contratados.
Estos proveedores podrán prestar, entre otros, servicios relacionados con:
- alojamiento de la infraestructura tecnológica;
- servicios de computación en la nube;
- copias de seguridad y continuidad del negocio;
- mantenimiento y soporte de sistemas;
- servicios de correo electrónico y comunicaciones;
- monitorización, registro y gestión de incidencias de seguridad;
- asistencia técnica;
- gestión administrativa y otros servicios auxiliares necesarios para la prestación de los servicios y el desarrollo de la actividad de MIND2.
Todos estos proveedores acceden a los datos personales exclusivamente siguiendo las instrucciones documentadas de MIND2 y conforme al correspondiente contrato de encargo del tratamiento suscrito de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 del RGPD.
5.3. Subencargados del tratamiento
Cuando MIND2 actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta de sus clientes, podrá recurrir a otros proveedores para la prestación de determinados servicios auxiliares vinculados a la infraestructura tecnológica o al funcionamiento de la plataforma.
En tales supuestos, dichos proveedores tendrán la condición de subencargados del tratamiento, siendo contratados por MIND2 de conformidad con lo previsto en el artículo 28 del RGPD y respetando las condiciones establecidas en el correspondiente contrato de encargo del tratamiento suscrito con cada cliente.
MIND2 garantizará que los subencargados asuman obligaciones equivalentes a las impuestas a MIND2 en materia de protección de datos personales.
5.4. Acceso a los datos por el personal autorizado
Los datos personales únicamente serán accesibles por el personal de MIND2 cuya intervención resulte necesaria para el desempeño de sus funciones.
Todo el personal con acceso a datos personales está sujeto al correspondiente deber de confidencialidad y ha recibido las instrucciones necesarias en materia de protección de datos y seguridad de la información.
6. Transferencias internacionales
No se realizan transferencias internacionales de datos fuera del Espacio Económico Europeo.
La infraestructura que soporta Fichajet se ubica íntegramente en territorio europeo, en concreto en territorio español.
7. Decisiones automatizadas
No se adoptan decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre el Interesado o le afecten significativamente de modo similar.
8. Medidas de seguridad
Se aplican las medidas técnicas y organizativas apropiadas exigidas por el art. 32 RGPD, atendiendo al estado de la técnica y al riesgo del tratamiento, entre ellas: cifrado de las comunicaciones (TLS), cifrado en reposo de los datos sensibles, control de acceso basado en roles con principio de mínimo privilegio, autenticación reforzada para cuentas administrativas, registro de auditoría de accesos y modificaciones, copias de seguridad periódicas con verificación de restauración, segregación lógica entre los datos de cada cliente (arquitectura multiinquilino), mecanismos de autenticación federada o SSO, cuando se encuentren habilitados, con controles destinados a garantizar la autenticidad e integridad de las comunicaciones, la correcta validación de las solicitudes de autenticación y la protección frente a accesos no autorizados y procedimiento documentado de gestión de brechas de seguridad conforme a los arts. 33 y 34 RGPD.
9. Derechos de los Interesados
El Interesado puede ejercer, de forma gratuita, los siguientes derechos:
- Acceso: conocer qué datos suyos tratamos.
- Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Supresión: solicitar la eliminación cuando ya no sean necesarios.
- Oposición: oponerse a tratamientos basados en interés legítimo y, en todo caso, a la mercadotecnia directa.
- Limitación: solicitar la suspensión del tratamiento en los supuestos legalmente previstos.
- Portabilidad: recibir sus datos en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
Asimismo, cuando el consentimiento sea la base legitimadora del tratamiento, el Interesado podrá en cualquier momento retirar el consentimiento prestado, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.
El Interesado podrá ejercer tales derechos mediante escrito dirigido por correo electrónico a la dirección admin@mind2creations.com o por correo postal a la dirección c/ Sol, 21 – 35500 Arrecife de Lanzarote (Las Palmas), indicando el derecho que desea ejercer. MIND2 responderá dentro del plazo reglamentariamente establecido a tal fin (en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud, prorrogable otros dos meses cuando resulte necesario por la complejidad o el número de solicitudes, de conformidad con el artículo 12 del RGPD).
Antes de atender una solicitud, MIND2 podrá solicitar información adicional cuando existan dudas razonables sobre la identidad del solicitante, con la única finalidad de verificar su identidad y evitar accesos no autorizados a datos personales.
Se informa asimismo que si el Interesado considera que sus derechos no han sido debidamente atendidos por MIND2, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sita en Edificio Cuzco IV, Paseo de la Castellana, 141, planta 9 -
28046 - Madrid o de forma telemática a través de su sede electrónica.
Cuando el ejercicio de derechos se refiera a tratamientos realizados por una empresa cliente mediante la utilización de la plataforma Fichajet, la solicitud deberá dirigirse preferentemente a dicha empresa en su condición de responsable del tratamiento. No obstante, MIND2 colaborará con el responsable conforme al artículo 28 RGPD.
10. Veracidad de los datos
El Interesado garantiza que los datos facilitados son veraces, exactos y actuales, y se compromete a comunicar cualquier modificación.
Cuando facilite datos de terceros (por ejemplo, de otros empleados de su empresa), garantiza haberles informado previamente del contenido de esta Política.
11. Modificaciones
Esta Política de privacidad podrá modificarse para adaptarla a cambios normativos, jurisprudenciales o del propio servicio.
Los cambios sustanciales se comunicarán a los clientes con una antelación razonable a través del correo electrónico de contacto o de un aviso en la aplicación.